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ビジネスメールを送る前にチェックすべき5つのポイント

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どーも僕(@raia_k1218)です!

 

仕事で1日に何人の人ともメールで連絡を取り合うのですが、社会人なのに結構みんなミスが多い。(僕が細かく気付くタイプなのかもしれませんが・・・)

 

もちろん内容が伝われば気にしないっていう人もいるかもしれませんが、仕事をする上でミスがあるのは良いことではないですよね。ましてやメールでのミスってただの確認不足によることがほとんどだと思うのでそれだけで信頼を失ってしまう可能性があるといっても言い過ぎではないでしょう。

 

そうならない為には本文を打った後に確認することが必要です。もちろん早く送りたい気持ちはわかりますが、一度確認する習慣をつけるといいです。

 

今回はビジネスでのメールでチェックすべきポイントを紹介します。

 

ビジネスメールを送る前に確認すべき5つのポイント

相手の名前に間違いはないか

名前を間違えるって正直ありえないと思うくらいですが結構あります。僕の名前は珍しくもない名前ですが10人に1人くらいは間違えてきます。

 

厳しいかもしれませんが初対面でメールからやり取りする場合、僕はそれだけでも仕事ができない人だとマイナス評価をしちゃいますね。今までに名前を間違えられた人で後から仕事できる人だと印象が変わったことは一度もないのでそこは比例するかなと思います。

 

僕はどんなに急いでいる時でも名前の確認は必ず行います。特に初めてメールを送る時は名刺などの情報見ながら最初にアドレス帳に登録するので、送信先の名前の情報と本文の最初の名前を照らし合わせて確認しています。

 

誤字脱字はないか

パソコンなどの変換技術も発達してきたことで誤字脱字は字を書いていた時よりも格段に減ってはきていますが、案外文章の最後の方が間違っているパターンが多いです。

 

例えば「ございます」って打つところが「ござます」ってなっていたりなどの簡単なタイプミスですね。文末の方はさらっと読み流されることが多いですが、気を付けた方が良いポイントです。

 

ですがあまりにも誤字が多いとそっちの方にばかり目が入ってしまい内容が入ってこなくなるので資料作成の時なども注意しましょう。

 

添付ファイルの付け忘れはないか

これはよくあるパターンですね。本文で添付の資料をご確認くださいとかわざわざ書いているのに何も添付されてないパターン。

 

これこそただの確認漏れが引き起こす失敗ですね。僕も以前何回かこのミスをしたことがあるのですが、今はメールの作成画面を押したタイミングで添付したい資料を先に添付するように心掛けています。

 

宛先間違いがないか

これも時々あるんですよね、他の人に送るつもりだったメールを別の人に送っちゃうやつ。最近はセキュリティとか情報漏洩などに敏感な社会なのでこの間違いで機密情報を他の人に送ってしまうと結構大変な事件になります。

 

リクルートではメールの誤送信があった時は部署の全員に共有されてます。

 

元々送信するはずだった先の人も自分の情報が漏れて迷惑しますし、もちろん送られた方も迷惑ですよね。自分自身も報告書などの作成や謝罪、実際にメールを削除してもらえたか訪問して確認しないといけなかったりとデメリットしかありません。 

 

宛先と送り先を確認するという簡単な作業ですが、怠ってミスした時のインパクトが大きすぎるので気をつけましょう。

そう言えばいつか社内のメールで宛先間違いを装って近付いてきた女の子がいたな笑

 

二重敬語になっていないか

メールで丁寧に文章を書こうとするあまり敬語を乱発してしまい文章的におかしくなるというパターンも少なくありません。

 

二重敬語の例

伺わせて頂きます → 伺います

 

上記のパターンだと伺うという敬語と頂くという敬語が二重になってしまってますね。

そういう時は伺いますと敬語は一つにするのが正しい日本語です。

 

あとは社長様など役職などに様を付けたりするのも間違った文法です。

 

CCとBCCの使い分けが間違っていないか

例えば複数のお客さんにメルマガを送りたい際に通常のメールのようにTOにアドレスを入れたりCCにアドレスを入れると送った人達に他の人のアドレスが漏れてしまうので情報漏洩に繋がります。

 

ビジネスにおいてはTOはメールを読んでほしい宛先の人でCCはそのメールの関係者という位置付けで使われるケースが多いです。

逆にBCCに入れているアドレスは受信者からはアドレスが見えないので他者にアドレスが漏れてしまう心配もありません。

 

メールアドレスも個人情報になりますので、関係無い複数の人にメールを送る際には注意しましょう。

 

まとめ

まだまだたくさん注意すべきポイントがたくさんあるとは思いますが、ミニマムマストで押さえるべきポイントはこの5つです。

 

一つ一つは地味ですし、これを完璧にしたからビジネスにおいての評価が上がるということはそこまでありませんが、ただできなかった時に評価を著しく下げてしまう可能性が高いものなのでリスクの大きさをしっかり理解してチェックするのがいいでしょう。

 

また敬語のところは間違っていると自覚無い部分も多いはずなので一度詳しく調べてみるのもいいかもしれません。